¿Cómo construir un Roadmap tecnológico?

En términos simples, una hoja de ruta tecnológica es un resumen visual de alto nivel que describe los pasos necesarios para lograr una transformación tecnológica compleja. Proporciona a los líderes empresariales y a las partes interesadas clave una dirección clara, delineando hitos clave y garantizando una asignación efectiva de recursos. Al alinear las iniciativas de TI con los objetivos comerciales, las hojas de ruta tecnológicas ayudan a mejorar la eficiencia operativa, reducir los riesgos de TI comerciales y mejorar la gobernanza.

El enfoque de Cohesis para desarrollar la Hoja de Ruta Tecnológica se puede dividir en 7 pasos clave, como se muestra en el siguiente diagrama:

Las tecnologías 4.0 se alimentan de Big Data para vivir y el Big Data se alimenta de estos para seguir creciendo.

Paso 1: determinar los objetivos estratégicos
El primer paso para embarcarse en su hoja de ruta tecnológica es establecer objetivos estratégicos claros. ¿Está buscando crecimiento, estabilidad o se encuentra en una situación de rescate? También es importante comprender los resultados positivos para el negocio. En el estado futuro deseado, ¿cuáles serán los niveles de madurez deseados para la gestión y el gobierno de riesgos de TI ? ¿Qué aumentos de eficiencia se esperan o se requieren? Una vez que se comprendan esos aspectos, será necesario trazar algunos cronogramas de alto nivel. En este punto, normalmente nos fijamos en indicadores generales como el final del calendario o de los ejercicios financieros.

En este primer paso crucial, ustedes, como tomadores de decisiones informados, están identificando los resultados que crearán valor tangible.

Paso 2: identificar la audiencia
Determinar su audiencia es el siguiente paso crítico. ¿Para quién es esta hoja de ruta? ¿Inversores, miembros de la junta directiva, altos directivos o potencialmente todos? Es importante establecer esto, ya que los mensajes requeridos para las partes interesadas internas y externas pueden variar considerablemente. El contexto político es importante. Lo ideal sería que la hoja de ruta tecnológica construyera una visión que todas las partes interesadas puedan respaldar. A menudo hay muchas razones para no hacer algo: el miedo al cambio, los costos, los riesgos, etc. Pero a veces el impacto de evitar el cambio o la evolución necesarios es mucho peor.

Al identificar a su público objetivo, puede enmarcar su hoja de ruta tecnológica como una conversación que describa la necesidad de cambio de una manera racional pero inspiradora. También debe identificar claramente las formas en que pueden ayudar a apoyar la iniciativa y que su participación activa será un catalizador para el éxito.

Paso 3: Involucrar a las partes interesadas
Invertir en la participación de las partes interesadas durante las fases iniciales de la planificación estratégica es una medida práctica y eficaz. La participación temprana brinda la oportunidad de que se escuchen todas las opiniones y de que las personas «sientan» que sus opiniones importan. Lo ideal es que sus partes interesadas aporten una gran cantidad de valiosos conocimientos empresariales. Es de vital importancia realizar talleres y reuniones individuales donde las personas se sientan libres de hablar abiertamente. Por esta razón, a menudo es aconsejable garantizar que las sesiones de las partes interesadas estén dirigidas por especialistas externos independientes y que la alta dirección no asista a demasiadas sesiones de grupo.

Captar experiencias y conocimientos compartidos puede simplificar significativamente el proceso de recopilación de información. También es el punto de partida para lograr la «aceptación» de las partes interesadas. Su participación activa puede contribuir a una ejecución más inteligente, más rápida y con menor riesgo de su hoja de ruta tecnológica estratégica.

En la práctica, las partes interesadas tienden a dividirse en dos bandos: los que son positivos, acogen con agrado el cambio y ven el vaso medio lleno; y hay quienes temen el cambio, sólo ven desventajas y, en el mejor de los casos, ven el vaso medio vacío.

Identificar ambos bandos es vital. Los partidarios deben participar para apoyar e impulsar el proceso. Se debe anotar las preocupaciones válidas de los detractores para que puedan potencialmente transformarse de escépticos a creyentes. Del mismo modo, no se les debe permitir que descarrilen el proceso.

El compromiso es una vía de doble sentido. No se trata sólo de obtener insights. Le brinda la primera oportunidad de demostrar cuánto los valora, cómo pueden desempeñar un papel importante en la dirección futura del negocio y cómo agradece su apoyo y compromiso para ayudar a que el negocio evolucione.

Paso 4: evaluar las capacidades
La participación de las partes interesadas impulsa múltiples agendas: inicia conversaciones importantes, muchas de las cuales pueden haberse retrasado mucho tiempo; demuestra voluntad de escuchar críticas y aceptar nuevas ideas; y permite recopilar una cantidad significativa de información para evaluar las capacidades organizacionales, segmentada por Personas, Procesos, Sistemas, Cultura y Gobernanza .

Paso 5: Identificar brechas y oportunidades
A medida que se recopila información, se debe estar alerta a las brechas sistémicas, tecnológicas, de capacidad, de proceso y culturales que están surgiendo. Se deben hacer inferencias sobre el impacto en los factores clave del negocio, como la eficiencia, la productividad, la gestión de riesgos y el cumplimiento.

A medida que se identifican estas brechas, se comprenden sus causas fundamentales y se evalúa el impacto en los negocios clave, debería comenzar a formarse una imagen de las oportunidades de mejora. De manera similar, comprender las fortalezas dentro de la organización ayuda a descubrir nuevas oportunidades.

A menudo se considerará que la tecnología permite resolver problemas o maximizar oportunidades, pero no siempre es así. Muchos problemas son causados por la falta de capacitación, procesos deficientes y falta de financiamiento; estos no son problemas tecnológicos sino problemas sistémicos debido a la falta de priorización. Esto suele ser el resultado de que los equipos de liderazgo no se dan cuenta ni reconocen su necesidad o valor.

Paso 6: priorizar las recomendaciones
Una hoja de ruta exitosa requiere la fusión de tecnología y recomendaciones no técnicas. Ambos son importantes. No tiene sentido tener sistemas excelentes si la gente no puede, no quiere o no entiende cómo utilizarlos. Del mismo modo, no tiene sentido emplear personas excelentes, altamente motivadas y calificadas si los sistemas y procesos traicionan sus capacidades.

La hoja de ruta debe definir la situación futura del futuro. ¿Cómo se verá y se sentirá el negocio con estos nuevos sistemas integrados? ¿Cuál será el beneficio de la automatización? ¿Qué riesgos habrá mitigado? ¿Qué puede esperar lograr la empresa en los 1 a 3 años posteriores a esta transformación?

Una vez que comprenda el objetivo, podrá trazar los pasos necesarios para llegar a su destino. Al hacerlo, se debe tener en cuenta:

Beneficio empresarial.
Mayor participación de las partes interesadas.
Captura de requisitos.
Dependencias tecnológicas y operativas.
Nivel de integraciones y automatización.
Formación, adopción y gestión del cambio.
Dotación de personal adicional, contratación e incorporación.
Impacto en el negocio habitual.
Nivel de cambio y el impacto en las personas.

Paso 7: desarrollar una línea de tiempo
El paso final implica elaborar un cronograma alcanzable para facilitar avances tecnológicos consecutivos. Un cronograma pragmático no es solo una herramienta organizacional, sino una fuerza orientadora que agiliza los procesos y garantiza la alineación con los objetivos establecidos. La responsabilidad recae en equilibrar el ritmo de implementación. Las hojas de ruta tecnológicas efectivas dependen de un esfuerzo sostenido que involucre tanto cuestiones operativas a corto plazo como objetivos estratégicos a largo plazo.

Por este motivo, es posible que desees incorporar períodos de relativa calma. Gestionar la velocidad del cambio le permite estructurar la implementación de su gente, lo que ayuda a mantener la eficiencia operativa y mejorar la gobernanza.

Si bien las hojas de ruta suelen ser de alto nivel y se refieren a meses y trimestres en lugar de días, planificar meticulosamente su enfoque ayudará a lograr la aceptación. Ser capaz de «trazar» racionalmente un camino para resolver desafíos operativos clave y, al mismo tiempo, generar apoyo para aquellos afectados por el cambio, es fundamental para la aceptación.

La aceptación es el primer paso. Una vez aceptado, proporcionar plazos realistas para las actividades que puedan articular beneficios comerciales incrementales permite a las partes interesadas aceptar y brindar apoyo.

A medida que su hoja de ruta gane apoyo y la gente acepte la visión, podrá comenzar a efectuar cambios significativos. En ese punto, su hoja de ruta lo encaminará hacia el éxito.